প্রফেসরকে ইমেইল দেওয়ার ব্যাপারে আমার কাছে যেসব পয়েন্ট গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়েছে, সেগুলো নিচে দিচ্ছি। মতভেদ অবশ্যই থাকবে, আর সেগুলো মন্তব্যের ঘরে উল্লেখ করে দিলে ভাল হয়।

১) আপনার রিসার্চ, কোর্সওয়ার্ক, ভলান্টিয়ার হিসেবে অভিজ্ঞতা, চাকরির অভিজ্ঞতা ইত্যাদির সাথে কোনো প্রফেসরের কাজ মিলে গেলে উনাকে ইমেইল পাঠানোঃ

এরকম পরিস্থিতিতে ইমেইলের উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়ে। যদি প্রফেসরের কাজ না মিলে, অর্থাৎ নিজের ক্ষেত্রের বাইরে কাউকে ইমেইল দিতে চাইলে শক্ত কারণ/যুক্তি দেখাবেন। ধরুন আপনার পড়াশোনা আর অভিজ্ঞতা আছে এক বিষয়ে, আর আপনি ভিন্ন বিষয়ের প্রফেসরকে ইমেইল পাঠিয়েছেন। কিন্তু ইমেইলে যথাযথ যুক্তি দেননি কেন এই নতুন বিষয়ে আপনার আগ্রহ জন্মেছে এবং এই বিষয়ের উপর উচ্চশিক্ষা নেওয়ার জন্য আপনি কীভাবে নিজেকে প্রস্তুত করেছেন। এমন হলে রিপ্লাই পাওয়ার সম্ভাবনা অনেক কমে যায়।

২) প্রফেসরের সাথে আপনি যে বিষয়ে কাজ করতে আগ্রহী, তার সাথে আপনার অভিজ্ঞতা মিলে গেলে সেটা উল্লেখ করাঃ

আগ্রহের বিষয়ের উপর গবেষণার/চাকরির/স্বেচ্ছাসেবীর অভিজ্ঞতা থাকলে খুবই ভাল, কিন্তু যদি প্রফেসরের কাজের সাথে মিল রেখে আপনার কোনো অভিজ্ঞতা না থাকে, তাতে নিরাশ হওয়ার কিছু নেই। উনার কাজের সাথে মিলে যায় এমন কোনো কোর্স নিশ্চয় আপনি করেছেন। পুরো একটা কোর্স না করলেও কোর্সের একটা টপিক নিশ্চয় মিলে যায়? ঐ টপিকের উপর যদি কোনো প্রেজেন্টেশন দিয়ে থাকেন, বা বিশ্লেষণধর্মী রচনা লিখে থাকেন, সেগুলো করতে গিয়ে নিশ্চয় আপনাকে মাথা খাটাতে হয়েছে? লিটারেচার ঘাঁটতে হয়েছে? তখন হয়ত আপনি এই বিষয়ের উপর আরও বেশি আগ্রহী হয়েছেন এবং আরও পড়াশোনা/গবেষণা করতে চাচ্ছেন – এভাবে লিখতে পারেন।

৩) নিজের কিছু আইডিয়া শেয়ার করাঃ

এটা প্রফেসরের কাজের সাথে আপনার কাজের মিল থাকলেও লিখবেন, না থাকলেও লিখবেন। মানে, উনার সাথে আপনি কী নিয়ে কাজ করতে চান, সে বিষয়ে কিছু আইডিয়া শেয়ার করবেন। উনার কাজ বা আপনার আগ্রহের বিষয় সম্পর্কে বর্তমান গবেষণা ঘাঁটাঘাঁটি করে কিছু প্রশ্ন/গ্যাপ বের করুন। হতে পারে এসব গ্যাপ নিয়ে উনার মনে ইতোমধ্যে আইডিয়া উঁকি দিয়েছে। কিন্তু তারপরও আপনার মস্তিষ্ক প্রসূত আইডিয়া দেখলে বুঝা যাবে, আপনি সত্যিই কাজ করতে আগ্রহী এবং বর্তমান লিটারেচার সম্পর্কে জ্ঞান রাখেন।

৪) প্রত্যেক প্রফেসরের জন্য আলাদাভাবে ইমেইল তৈরি করাঃ

আমি প্রায় পঞ্চাশজন প্রফেসরকে ইমেইল পাঠিয়েছিলাম এবং পঞ্চাশজন সম্পর্কে আলাদাভাবে রিসার্চ করেছি। এমনও সময় গেছে যখন আমি একজনকে ইমেইল লিখতে গিয়ে ছয় ঘণ্টা সময় ব্যয় করেছি কারণ উনার রিসার্চ আমার প্রচণ্ড পছন্দ হয়েছে, এবং আমি চাচ্ছি যেকোনো মূল্যে উনার সাথে একটা স্কাইপ মিটিং সেটআপ করতে। কীভাবে লিখলে উনাকে কনভিন্স করা সম্ভব, এটা বুঝতে বুঝতেই সময় কেটে গেছে।

৫) অবশ্যই প্রফেসর সম্পর্কে গবেষণা করে তারপর ইমেইল পাঠানোঃ

প্রত্যেক প্রফেসর নিয়ে গবেষণা করতে হবে। একাধিক প্রফেসরের গবেষণার ফিল্ড এক হলেও উনাদের নিয়ে পৃথক গবেষণা করতে হবে কারণ উনাদের রিসার্চ প্রজেক্ট আলাদা। যদি একই রিসার্চ প্রজেক্টের দুজন গবেষককে ইমেইল দিতে চান, সেক্ষেত্রে কিছুটা সময় বেঁচে যাবে কারণ একই প্রজেক্ট/পেপার নিয়ে দুজনের কাছে লিখতে পারবেন। কিন্তু দুজন প্রফেসর কোনো না কোনো দিক দিয়ে ইউনিক, পরস্পরের থেকে আলাদা। সেটা বের করে তার উপরেও ফোকাস করতে হবে। তাহলে বুঝা যাবে আপনি উনার কাজ নিয়ে ঘেঁটেছেন এবং সত্যিই উনার ব্যাপারে আগ্রহী।

৬) সংক্ষিপ্ত ইমেইল পাঠানোঃ

এতকিছু লেখার পরও আপনার ইমেইল হতে হবে সংক্ষিপ্ত। সবচেয়ে ভাল হয় দশ-বারো লাইনের ভিতর হলে। আপনি যেহেতু সিভি অ্যাটাচ করে দেবেন, তাই সিভি থেকে যা জানা যাবে, সেটার কথা নিতান্ত দরকার না পড়লে ইমেইলে উল্লেখ করার দরকার নেই। নিচে আমার ইমেইলিং ফরম্যাটের দুটো উদাহরণ দিলাম। দুজন প্রফেসরের কাছ থেকেই আমি স্কাইপ মিটিংয়ের জন্য অনুরোধ পেয়েছিলাম।

প্রফেসর টির গবেষণার সাথে আমার গবেষণার মিল আছে বলে উনাকে এভাবে লিখেছিঃ

Subject: Fall-20YY Prospective PhD student interested in C

Professor T,

I’ll be finishing Master’s in Medical Nutrition from L University in Spring 20XX. I am considering applying to SU’s PhD in Nutrition program and would be interested joining your cancer research group from Fall 20YY.

I’ve read your paper “Dairy Product …” and was fascinated by the novelty of the result. I believe the result is more important than your paper implies, since it might be used to reconsider the uncertain recommendation of F from the X report. I wonder if there’s an opportunity in your lab to explore which X and Y from F&V have beneficial effects on C cancer. Do you think it would be worthwhile to pursue this line of research?

Currently I’m conducting a systematic review on X cancer. I hope to contribute more in the area of nutrition and cancer, if I am given an opportunity in your lab. My CV is attached here. I’m also available for a Skype chat if you’d prefer.

Yours sincerely,
Full name.

আবার দেখুন, প্রফেসর ডির গবেষণার উপর আমার অভিজ্ঞতা নেই কিন্তু আমি উনার ফিল্ডে কাজ করতে আগ্রহী। সেজন্য আমার কিছু ভালোলাগার টপিক, যেগুলো উনার কাজের সাথে সম্পর্কিত, সেগুলোর উপর আইডিয়া বের করে ইমেইলটা দিয়েছি। আইডিয়া বের করতে হয়েছে আমার আগ্রহ বুঝানোর জন্য।

Professor D,

I’ll be finishing Master’s in Medical Nutrition from L University in Spring 20XX. I am considering applying to VU’s PhD in Nutrition program and would be interested joining your research group from Fall 20YY.

Your paper “…obesity and food” encouraged me to contact you because the finding was fascinating. Another of your paper (Processed foods…) was an interesting reading too. I’d like to learn more about your on-going projects because I’m passionate about X and Y. I’m keen to study how C leads to D, and how A and B motivate F.

I’d be happy to know about any opportunity working with you. My CV is attached here. I’m also available for a Skype chat if you’d prefer.

Yours sincerely,
Full name.

মন্তব্য