প্রফেসরদের ইমেইল করার ফরম্যাট নিয়ে কিছু কথা

এই পোস্ট একান্তই আমার অভিজ্ঞতা প্রসূত। তাই অন্যদের মতের সাথে অমিল থাকতে পারে। সেক্ষেত্রে কাদা ছোঁড়াছুঁড়ি না করে যার কাছে যে উপায় ভালো মনে হয়, সেটাই গ্রহণ করা উচিৎ। সবচেয়ে ভালো হয়, যদি বিভিন্ন ফরম্যাট সম্পর্কে আইডিয়া নিয়ে আপনারা নিজেরা কাস্টোমাইজ করে ইউনিক একটা মেইলিং ফরম্যাট তৈরি করতে পারেন। প্রতিযোগিতার এই যুগে নিজেকে সবার থেকে আলাদাভাবে জাহির করা খুব গুরুত্বপূর্ণ।

মেইলিং সম্পর্কে কিছু পয়েন্ট

১) আমি জিমেইল ব্যবহার করেছি। সেখানে Sans Serif ফন্টকে Normal সাইজে ব্যবহার করতাম। পুরো মেইল Justified করতাম। এতে করে বেশিরভাগ মেইল ১২ লাইনে চলে আসত।

২) প্রফেসরের রিসার্চের সাথে রিলেটেড কোনো অভিজ্ঞতা আপনার থেকে থাকলে সেটা উল্লেখ করবেন। উনি রিসার্চ করেন ডায়াবেটিস নিয়ে আর আপনার অভিজ্ঞতা আছে ক্যান্সার নিয়ে, তাহলে তো আপনাকে উনার উপযুক্ত ক্যান্ডিডেট মনে হবে না। তবে একটা কথা আছে। যদি ক্যান্সার নিয়ে পড়াশোনা করতে গিয়ে, ইন্টার্নশিপ বা আন্ডারগ্র্যাড রিসার্চ করতে গিয়ে আপনি ডায়াবেটিস সম্পর্কিত কোনো কাজ করে থাকেন, বা ডায়াবেটিস রিলেটেড বিভিন্ন বিষয়ের উপর কাজ করে থাকেন, মানে ডায়াবেটিসের সাথে লতায় পাতায় সম্পর্ক খুঁজে পান, সেটার উপর ফোকাস করুন। নাই মামার চেয়ে কানা মামী সবসময় ভালো।

আমি দুটো মেইল সংযুক্ত করেছি এই পোস্টের সাথে। প্রথম মেইলটা দেখুন। আমার আন্ডারগ্র্যাড রিসার্চের সাথে প্রফেসরের রিসার্চের কিছুটা মিল আছে। সেটাকেই আমি ফোকাস করেছি। আর দ্বিতীয় মেইলে প্রফেসরের যে রিসার্চ, সেটার সাথে আমার আন্ডারগ্র্যাড রিসার্চের কোনো মিল ছিল না। তারপরও আমি এপ্রোচ নিয়েছি কারণ উনার রিসার্চের সাথে আমার ইন্টারেস্ট মিলে গিয়েছিলো। উনি আমার মোটিভেশন দেখে পটেনশিয়াল ক্যান্ডিডেট হিসেবে রিপ্লাই দিয়েছিলেন। কিন্তু যেহেতু আমার cell, model organism, আর animal model নিয়ে কাজ করার অভিজ্ঞতা নেই, তাই কয়েকবার মেইল চালাচালির পর আমাকে নিতে পারছেন না বলে সুন্দর করে রিপ্লাই দিয়েছিলেন।

৩) প্রফেসরের কোন কোন কাজ/রিসার্চ আপনার মনে দাগ কেটেছে, সেটা উল্লেখ করুন। এতে করে তিনি আপনার সাথে নিজের একটা সংযোগ অনুভব করবেন। এটা সাইকোলজিক্যাল ব্যাপার। কেউ যদি আপনাকে বলে, “ফেসবুকে আপনার সব পোস্টই আমার ভালো লাগে”, তাহলে আপনি যতটা না খুশি হবেন, তারচেয়ে বেশি খুশি হবেন যদি ঐ ব্যক্তি বলে, “প্রফেসরকে মেইল করা নিয়ে লেখা আপনার পোস্টটা সত্যিই দারুণ ছিল!” তখন আপনি চিন্তা করবেন, ব্যক্তিটা সত্যিই এই পোস্ট পড়েছে এবং পছন্দ করেছে। তখন উনার প্রতি আপনার আলাদা অনুভূতি তৈরি হবে।

মেইল দুটো লেখার আগে আমি প্রফেসরদের কাজ ঘেঁটে দেখেছি রিসার্চগেট আর গুগল স্কলার থেকে। এরপর যেসব আর্টিকেল আমার ইন্টারেস্টের সাথে মিলে গেছে, সেগুলো স্টাডি করেছি। তারপর সেখান থেকে বেছে সবচেয়ে ভালো লেগেছে যে কাজ/কাজগুলো, সেটা/সেগুলো নিয়ে মেইলে লিখেছি।

৪) একজন ভাইয়ের কাছ থেকে সাজেশন পেয়েছিলাম যেন মেইলের ভিতর সবসময় Active voice ব্যবহার না করি। যেমন I used SPSS software, I worked on obesity ইত্যাদি না বলে passive voice ব্যবহার করে SPSS was used in my research, I was engaged with obesity research ইত্যাদি বলা। এতে করে বৈচিত্র্য আসে।

৫) মেইলের সাবজেক্ট হবে সংক্ষিপ্ত কিন্তু তথ্যবহুল। দুই ধরনের সাবজেক্ট ব্যবহার করেছি, দেখুন।

৬) মেইলের বডিতে আপনার সিজিপিএ, GRE, IELTS/TOEFL স্কোর উল্লেখ করার কোনো দরকার আছে বলে মনে করি না। মেইলের সাথে আপনার সিভি যোগ করে দিবেন, যেখানে এইসব তথ্য থাকবে। আপনার মেইল পড়ে প্রফেসর মুগ্ধ হলে (আপনার প্রতি ইন্টারেস্ট ফিল করলে) আপনার সিভি থেকেই তথ্যগুলো দেখে নিতে পারবেন।

৭) মেইলের সাথে ট্রান্সক্রিপ্ট যুক্ত করে দেওয়া, না দেওয়া আপনার উপর। আমার মনে হত, এটা প্রফেসরের জন্য উপকারী। উনি এক চান্সেই আমার পুরো প্রোফাইল দেখে ফেলতে পারছেন। সিদ্ধান্ত নিতে পারছেন, আমার একাডেমিক রেজাল্ট তার সাথে কাজ করার উপযুক্ত কিনা।

৮) মেইলের ভাষা হবে প্রফেশনাল। আবেগী কিছু লিখবেন না, যেমন – আপনার সাথে কাজ করার জন্য আমি মরে যাচ্ছি। বরং প্রফেসরের রিসার্চের সাথে মিলে যাওয়া আপনার অভিজ্ঞতার কথা, উনার সাথে কাজ করার জন্য আপনার আগ্রহের কথা অল্প কথায় এমন আকর্ষণীয়ভাবে লিখবেন যেন উনি নিজে থেকে আপনাকে পটেনশিয়াল ক্যান্ডিডেট হিসেবে চিন্তা করতে পারেন।

৯) মেইলের একটা জেনারেল ফরম্যাট তৈরি করুন। যেমন, আমার মেইল দুটোর ফরম্যাট এক। এর মধ্যে কিছু কথা থাকবে যেগুলো সবসময়ই একই হয়। যেমন, আপনার পরিচিতি, প্রফেসরের ল্যাবে পজিশন পাওয়া সম্ভব কিনা, উনার কাছ থেকে জবাবের আশায় আছেন ইত্যাদি। কিন্তু প্রফেসরের রিসার্চ সম্পর্কিত কথা, উনার সাথে কেন আপনি কাজ করতে আগ্রহী, আপনার অভিজ্ঞতার বয়ান হবে প্রফেসর ভেদে আলাদা।

১০) যদি এপ্লাই করার পর প্রফেসরকে নক দেন, তবে অবশ্যই আপনার এপ্লিকেশন আইডি উল্লেখ করবেন।

১১) যদি অ্যাডমিশন পাওয়ার পর নক, দেন তবে অবশ্যই উল্লেখ করবেন যে, আপনি উক্ত ভার্সিটি থেকে অ্যাডমিশন পেয়েছেন।

১২) অতি অবশ্যই আমার মেইল দুটো থেকে হুবহু কপি করবেন না। নিজের মাথা খাটিয়ে নিজস্ব চিন্তা ভাবনা থেকে মেইল লিখবেন। কপি পেস্ট মেইল, SOP ধরার জন্য বহু Plagiarism সফটওয়্যার আছে। আপনি নিশ্চয় নকলকারী হিসেবে প্রফেসরদের কাছে ধরা পড়তে চান না?

উচ্চশিক্ষার পথে প্রথম থেকেই সৎ থাকুন।

=======
Sample 1
=======

Subject: Prospective PhD student, seeking to study metabolic disease, obesity, physical activity

Professor R,

I am Nirjhar Ruth Ghosh from Bangladesh. I have completed MS in Nutrition from University of Dhaka on 2013. I intend to start my PhD from fall 2018, and my interests lay on metabolic disease, obesity, and their possible treatment and prevention by physical activity. Your works on physical exercise intrigued me to contact you, because the way you unified the research of physical activity, and postprandial lipemia and inflammation is fascinating. My undergraduate research was also on metabolic disorders in pre-diabetic subjects, where I worked on postprandial triglyceride and glucose. I had to assess the metabolic disorders and the risk factors associated with fasting glucose. From then I grew an interest to pursue my higher study on metabolic disease, cardiovascular disease risk, and their prevention and treatment by physical activity/exercise.

I have wet laboratory experience, as well as community research experience. SPSS was used in my research, and courses on biochemistry, human physiology, organic chemistry, statistics, metabolism are completed during my under graduation. As an internee, I was engaged with assessing biochemical and nutritional status of endocrine patients for six months. All these helped prepare myself for future research endeavor. Now I am determined to establish new knowledge to the arena of metabolic disease and physical activity if opportunity comes. And it would be really delightful to work with you, as your research area includes my desired topics.

I am confident to achieve essential knowledge to develop and evaluate methodologies for physical activity related research, if you select me as a graduate student for your lab. I will be eagerly waiting to have a feedback from you. My CV and academic transcripts are attached here for your kind consideration.

Best regards,
Nirjhar Ruth Ghosh.

=======
Sample 2
=======

Subject: Looking for PhD research opportunity on nutritional epigenetics and cancer

Professor M,

I am Nirjhar Ruth Ghosh from Bangladesh. I have completed MS in Nutrition from University of Dhaka on 2013. I intend to start my PhD from fall 2018, and my interests lay on the role of nutrition on cancer prevention/treatment, epigenetics, and nutrient-gene interactions. After reading your papers on the role of HDAC Inhibitors in cancer, I am intrigued to contact you. My undergraduate research was on metabolic disorders in pre-diabetic subjects, where I intensely worked on metabolism, metabolic disorders, obesity, and insulin resistance. But I always had a desire to emphasize on nutritional epigenetics and cancer. If opportunity comes, I am determined to establish new knowledge in the arena of epigenetics, keeping the concentration on how nutrients affect regulation of genes whose expression is linked to cancer, metabolic syndrome, obesity, and diabetes.

I have laboratory experience of extraction and isolation of biomolecules from food sources, and colorimetric estimation of biomolecules. SPSS was used in my research, and courses on biochemistry, human physiology, organic chemistry, statistics, and metabolism are completed during my under graduation. As an internee, I was engaged with assessing biochemical and nutritional status of endocrine patients for six months. All these helped prepare myself for future research endeavor. And it would be really delightful to work with you, as your research area includes my desired topics.

I am confident to achieve essential knowledge to develop and evaluate methodologies for epigenetics research, if you select me as a graduate student for your lab. I will be eagerly waiting to have a feedback from you. My CV and academic transcripts are attached here for your kind consideration.

Best regards,
Nirjhar Ruth Ghosh.

ইমেইলের আদব কায়দা ঠিক না হলে প্রফেসররা রেগে গিয়ে ধমকে দিতে পারেন

পড়ার জন্য ধন্যবাদ। আগামীবার আসবো সিভি এবং SOP নিয়ে। ততদিন ভালো থাকুন, সুস্থ থাকুন!

মন্তব্য

মন্তব্য করুন

আপনার ই-মেইল এ্যাড্রেস প্রকাশিত হবে না। * চিহ্নিত বিষয়গুলো আবশ্যক।