ফ্যাকাল্টি মেম্বারদের সাথে যোগাযোগ নিয়ে প্রায় সবকিছু

লিখেছেন – শতাব্দী গুণ মিষ্টি, ফরহাদ হোসেন মাসুম

ভার্সিটি সিলেক্ট করার অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসেবে আপনার কাংক্ষিত ডিপার্টমেন্টের ফ্যাকাল্টি মেম্বারদের সাথে (অর্থাৎ, আপনার সম্ভাব্য সুপারভাইজারদের সাথে) যোগাযোগ করুন। ওদেরকে বলতে হবে যে, আপনি ওদের সাথে কাজ করতে চান। নিজের ব্যাপারে কিছুটা জানাতে হবে, উচ্চশিক্ষার আগ্রহ প্রকাশ করতে হবে। যত বেশি ইমেইল করবেন, ততবেশি শিক্ষকের সাথে পরিচয় হবে, ততবেশি ফান্ডিং এর খবরাখবর নিতে পারবেন, অর্থাৎ আপনার ফান্ডিং পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়তে থাকবে।

তো, আসুন তাহলে শুরু করা যাক……

অনেকের মনেই প্রশ্ন, প্রফেসরদের কখন থেকে ইমেইল করা শুরু করব?

আপনি চাইলে স্নাতক শেষ হবার আগেই( যখন চতুর্থ বর্ষে ) ইমেইল করা শুরু করতে পারেন, তবে সবচে ভাল হয়, স্নাতক শেষ হবার পর শুরু করলে। একটা উদাহরণ দিয়ে বিষয়টা পরিষ্কার করছি। ধরুন, আপনি ২০১৫ এর জানুয়ারি মাসে স্নাতক সম্পূর্ণ করেছেন, তাহলে ফল’১৬ সেমিস্টার আপনার টার্গেট হতে পারে। সেক্ষেত্রে, ২০১৫ এর মার্চ/এপ্রিল থেকে আপনি প্রফেসরদের সাথে যোগাযোগ শুরু করে দিতে পারেন।

তবে হ্যাঁ, ২০১৪ এর নভেম্বর/ ডিসেম্বর থেকেই কিন্তু একটু একটু করে প্রফেসরদের ওয়েবসাইট ঘাঁটাঘাঁটি শুরু করতে পারেন, এতে পরে যখন ইমেইল করা শুরু করবেন (২০১৫ এর মার্চ/ এপ্রিল), তখন কষ্টটা কম হবে।

GRE/TOEFL দেবার আগে না পরে, ইমেইল করা শুরু করবো?

আপনি চাইলে GRE/TOEFL দেবার আগেও শুরু করতে পারেন, সেইখেত্রে প্রফেসরকে জানিয়ে দিবেন যে, আপনি GRE/TOEFL এর জন্য রেজিস্ট্রেশন করেছেন, খুব শীঘ্রই দিবেন। সাথে এও বলে রাখবেন, স্কোর পাবার পর আপনি তাকে অবশ্যই জানাবেন। তবে অনেকেই GRE/TOEFL দেবার পর ইমেইল করা শুরু করতে সাচ্ছন্দ বোধ করে।

১) একই সাথে একই ডিপার্টমেন্টের দুজনকে ইমেইল করা ঠিক না। একজনের সাথে যোগাযোগ করুন, রিপ্লাইয়ের জন্য অপেক্ষা করুন ৭ থেকে ১০ দিন। এর মধ্যে সে যদি নেগেটিভ রিপ্লাই দিয়ে দেয়, তাহলে অন্যদেরকে নক করুন। আর ১০ দিন পরেও রিপ্লাই না দিলে, অন্যদের সাথে যোগাযোগ করুন।

২) ইমেইল কপি করার সময় সাবধান। এক ভার্সিটির ইমেইল আরেকজনকে পাঠিয়ে দিলে লজ্জার আর শেষ থাকবে না।

৩) ইমেইলের সাবজেক্ট একটু elegant রাখার চেষ্টা করুন, যাতে দেখতে স্প্যাম (junk email) এর মত না মনে হয়।

৪) ইমেইলটা কখন, কোনদিন পাঠাচ্ছেন সেটা গুরুত্বপূর্ণ। সাধারনত সোম থেকে শুক্র, বাংলাদেশ সময় রাত ৮ টা থেকে ১২ টার মধ্যে ইমেইল পাঠানো ভাল (অনেকটা হিন্দি সিরিয়ালের টাইম-টেবিলের মত শোনাচ্ছে)। এতে উত্তর পাবার সম্ভাবনা বেশি।

৫) কিছু কিছু প্রফেসররা শনি, রবিবারও ইমেইলের উত্তর দেন। কাজেই ওইদিন গুলোও চেষ্টা করা যেতে পারে, তবে সম্ভাবনা কিছুটা কম।

৬) অনেক সময় প্রফেসরদের ইমেইল দিলে, অটোমেটিক রিপ্লাই আসে, “আউট অফ অফিস”। সেক্ষেত্রে নোট করে রাখতে পারেন, কবে উনি ফিরবেন, ওই সময় অনুযায়ী আবার তাকে ইমেইল করতে পারেন। (একটু খাটনি করতেই হবে)

৭) রেগুলার ইমেইল চেক করার অভ্যাস করতে পারলে ভাল (ফেইসবুকের মত করলে তো কথাই নেই)। এতে সুবিধা হলো, প্রফেসর উত্তর দেবার অনেকটা সাথে সাথেই আপনি ফিডব্যাক দিতে পারলেন, এতে প্রফেসরের কাছে আপনার আগ্রহটা কিছুটা হলেও বেশি প্রকাশ পাবে, উনিও হয়ত আগ্রহ দেখাবে।

ইমেইল করা নিয়ে কিছু চমৎকার টিপসের ডিটেইলস দেখুন এখানে, Tips about emailing faculty members

Dear Dr. ___________,

Hope you are fine. I am a Bangladeshi student, undergraduated with _____(subject)_______. I am willing to pursue my graduate study in _______(name of the department and university)__________. Amid my pursuit, I found that you are interested in researching _________(desired topic)_______.

I took interest in _________(desired topic)_______ when (Select one of the following two or both)—–

1. my undergraduate supervisor gave me the chance to work on ____(may be your honors project paper or thesis topic)_____. [If you have a published or accepted paper with this, mention here. If you want to talk about some of his papers, this is the place]

2. I took ________(name of the course that you had in your honors syllabus)______.[If you got better marks in these courses, mention here]

My credentials are as follows-

Undergraduate CGPA : ………….
Revised GRE score: ……………..[if not taken yet, mention that you are registered to take the test]
TOEFL score : ……………………[if not taken yet, mention that you are registered to take the test]
Publication number: ……………..[if any]

If you are considering employing research assistant for this Fall/Spring, I would be grateful if I could earn that position and learn more on ______(desired research topic)______ in my graduate study.

Regards…..
______Your name________
____Academic details_____
____Phone number_______

অনেকের কাছ থেকেই শুনবেন, “আরে ভাই, কেউ তো রিপ্লাই দেয় না।”

এটা খুব স্বাভাবিক। আরে ভাই, ওরা ব্যাপক ব্যস্ত মানুষ। নিজের ফাণ্ড দেয়া ছাত্রকে ইমেইলে রিপ্লাই দিতে ওরা কয়টা শব্দ ব্যয় করে, সেটা দেখলে আর হতাশ হবেন না! পিএইচডি কমিকস এর বানানো এই কমিকসটা কিন্তু অবাস্তব না।

মন্তব্য

4 comments

  • Falguny

    TA ship er jonno ki Faculty memberder shathe contact korte hoi?

  • Kishore Kumar Halder

    MBA পড়ায় আগ্রহীদেরও কি প্রফেসরদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত? MBA তে একবার GMAT দিলে পরবর্তীতে বিজনেস স্টাডিজ এর কোন বিষয়ে পি,এইচ,ডি করতে গেলে কি আবার GRE দিতে হয় কিনা? MBA পড়াকালীন সময়ে কাজের সুযোগ বা আর্থিক সহয়তা প্রপ্তি সম্পর্কে তথ্য পেলে উপকৃত হতাম। ধন্যবাদ।

  • Md. Rafi Anwar

    What will be my reply to these email??

    Dear Rafi Munim:

    Thank you for your email and your interest in Ph.D. study at the University of I. It is not possible from your email for me to indicate whether you would be accepted into our graduate program, since admission and any financial support is determined on a competitive basis only after review of a complete application and all application materials. I would encourage you to look at our website and explore the requirements and the research areas there. The web address is http://….

    There are also links from that site that explain the admissions procedures and requirements as well as how to apply: http://….. .

    As for my own laboratory, I do not know at this time whether I would be accepting any new students in 2017-2018. However, from your email, you may be more interested in the graduate program in Pharmaceutics. Information on this particular field of study within Pharmacy is given at the website listed above.

    Thank you again for you interest in our graduate program.

    With best wishes,
    X
    ………………
    Hello Rafi Munim,

    I am happy to hear of your interest in N University and our research efforts. In terms of the program, you are encouraged to apply to the program directly as you are not admitted into a lab until your first year in the program. Therefore, once you are admitted you have a choice to spend time in other labs to make sure you choose the most appropriate one for your interests. Hope this information helps.

    Kind regards,
    Y

মন্তব্য করুন

আপনার ই-মেইল এ্যাড্রেস প্রকাশিত হবে না। * চিহ্নিত বিষয়গুলো আবশ্যক।